sábado, 5 de abril de 2014

Gestion del Tiempo


Por Jose Barato 

Por un momento tratemos de visualizar la actividad del equipo de trabajo de proyecto.

¿Como se imagina esta actividad ?

Ejercicio : Realice una descripción de como se planificó el Cronograma por parte del equipo de trabajo de proyecto en siete párrafos , usando estos tips claves :


  • Penalización por retrasos, método del camino critico, aplicación de las herramientas de programación 
  • Umbral de desviación, comité de seguimiento, Gantt de seguimiento proyecto , variaciones e hitos logrados.
  • Definir actividades , Acta de constitución del proyecto , enunciado de alcance (Scope) , armado del Esquema de desglose de trabajo (WBS) , Diccionario del esquema de desglose de trabajo ,lineamiento de Trazabilidad del proyecto. 
  • Secuenciar actividades , dependencias , Diagrama de Red , lógica dura y lógica blanda.
  • Organigrama del equipo trabajo proyecto (Plantilla de asignaciones de roles y responsabilidades) , estructura de desglose de recursos (RAS) , recursos asociados a las actividades : RRHH , materiales y costos.
  • Estimación de la duración de actividades ,juicio de expertos , estimaciones por tres valores , duración probable , duración estimada , margen del 95 %.
  • Linea base del cronograma , restricciones , horas extra , limites de las financiación ,comprensión del cronograma , aplicar de entregas parciales ,  nivelación de recursos , intensificación , ejecución rápida.

Solución :



  • El equipo de trabajo de proyecto era consciente de la importante restricción de plazo  , para este proyecto de seis meses: el contrato con el cliente incluía una cláusula que le permitía aplicar una Penalización de 1000 U$S por cada día de retraso. En la reunión del equipo de trabajo de proyecto para planificar el Cronograma se decidió que el mismo , se controlaría con el método de camino critico, usando la herramienta de programación Microsoft Project. El cronograma se realizaría en cinco reuniones en días sucesivos que se dedicarían respectivamente , a definir actividades, secuenciar las actividades, estimar recursos para las actividades, determinar duraciones y desarrollar el cronograma.
  • En esa misma reunión también se decidió que se monitorearan especialmente las tareas criticas y el indicador de desvío del cronograma en tiempo SV(t). Cuando este parámetro indicase umbral de desviación superior a cinco días, se escalase al Comité de seguimiento. En todas las reuniones de seguimiento se incluiría un Diagrama Gantt de seguimiento abarcando el periodo anterior, el periodo en curso y el periodo siguiente, y se explicarían las variaciones y los hitos alcanzados.


       

  • En la reunión dedicada a definir actividades, el objetivo era rellenar la columna de " Nombres de Tareas" y "Notas" en la herramienta Microsoft Project. Se partió del Acta de constitución del proyecto, el enunciado de Alcance (Scope) , el WBS y el diccionario del WBS. En el Acta de constitución y en el enunciado del alcance figuraban los principales Hitos. La estructura , codificación y nomenclatura del WBS se utilizo para estructurar de la misma forma los grupos de tareas (asi mantener la trazabilidad entre actividades y paquetes de trabajo). Los paquetes de trabajo se descompusieron a un mayor nivel de detalle hasta llegar a las tareas en las que debía controlarse las fechas de inicio y fin. Un miembro del equipo de gestión se encargaba de escribir los nombres de las tareas e hitos en Project y cuando se generaba información de detalle sobre los atributos de las actividades, lo apuntaba en el campo "Notas".




  • En la reunión dedicada a secuenciar actividades, el equipo debatía sobre las dependencias entre las tareas. Gráficamente se iba presentando con las flechas de Gantt, y también con la vista " Diagrama de Red" . Al equipo le interesaba sobre todo distinguir si las relaciones lógicas eran duras o blandas, lo que quedó documentado en el campo "Notas".
  • A partir del organigrama de equipo, y de la estructura de desglose de recursos, que detallaba los tipos de recursos disponibles , aunque no sus nombres (Ingenieros , técnicos, etc.), el equipo de gestión fue capaz en la siguiente reunión de determinar los recursos asociados a las actividades. En el campo "nombres de recursos" de la carta Gantt del Microsoft Project, quedó anotada la carga prevista por categoría del personal del equipo, asi como otros recursos, de tipo material o por servicios subcontratados. Por ejemplo, en una actividad en que se consumía un ingeniero a media jornada, dos técnicos a dedicación completa, 20 noches de hotel, 5 Tkt de avión y una subcontratación a precio cerrado por 10.000 U$S, la anotación en el campo "nombres de recursos" quedo de la siguiente manera : ING[50%]; TEC[200%] ; HOTEL[20] ; AVION[5]; SUBCO[10000 U$S].



  • En la última reunión de planificación inicial se logró grabar la Linea de base del cronograma. Al comienzo de la reunión no se cumplían las restricciones , de tiempos , recursos y costos: la programación en la herramienta indicaba ocho mese, no seis , los ingenieros se encontraban infrautilizados unas semanas y debían realizar Horas extra durante otras; y tampoco se tenía en cuenta el limite de financiación (los costos acumulados al tercer mes eran un 25 % superior a lo ya facturado, incumpliendo la política emanada de la empresa ).  Por lo tanto, hubo que achicar el cronograma aplicando entregas parciales , nivelando recursos , solapando algunas actividades e intensificando , algunas del camino critico. A la hora de solapar actividades (ejecución rápida) fue muy útil distinguir cuales eran las dependencias duras (no se podían solapar) y cuales eran dependencias blandas (las actividades si se podían solapar , asumiendo el Riesgo ).


A cerca de Jose Barato 
Publicar un comentario