miércoles, 10 de diciembre de 2014

La planificación es un proceso arduo y costoso

Por Alejandro J.Roman 


Las mejores habilidades se integran para generar un plan que tenga representadas, lo mejor posible , las variables puntuales de un proyecto :

  • Alcance (Scope)
  • Tiempo 
  • Costo
  • Calidad 
  • Recursos

Existen muy buenas y oportunas herramientas acompañadas de excelentes técnicas para trabajar en esta actividad. Estas , nos permiten reconocer el camino critico, conocer de la holgura en las tareas, y efectuar consideraciones como el balanceo de recursos, posibilidades de solapamiento de tareas, adición de recursos para bajar los tiempos, etc.
Todo impecable y pareciera en buenas mano , ¿Si? ... ¿Seguro ? ...bien. Esto quizás no sea tan asi porque depende mucho de la naturaleza del proyecto, de la madurez del mismo , como asi también de la madurez de la organización , de las habilidades del Jefe de Proyectos y del equipo de trabajo de proyecto. En el transcurso de mis años como Jefe de Proyecto con la consecuente experiencia adquirida al respecto , he visto de cerca que en muchos proyectos se modifica el alcance (Scope) muy frecuentemente con las consecuencia lógicas que esto implica (ver mi articulo sobre la Gobernabilidad de Proyectos ) , se negocia todo el tiempo por nuevas funciones o elementos requeridos por el cliente (tracking de proyecto) , se ajustan los paquetes de trabajo se redefinen métricas porque las actuales no son representativas, etc. rearmando el plan (Cronograma Gantt) cada dos o tres semanas. Y si esto es asi ¿Por qué ponemos tanto énfasis en el plan de proyecto ? ¿Por qué nos deja mas tranquilos algo que , por experiencia (lecciones aprendidas) , sabemos que no se va a cumplir?.
Quizás hay un sentido oculto y subyacente, ya sea que estemos del lado de los que construyen el elemento deseado cuya idea dio vida al proyecto , como que lo hagamos del lado del dueño del futuro entregable, y es que, una vez armado y publicado un plan, hay alguien a quien echarle la culpa.
Si falló la estimación, se ira contra el jefe de Proyecto, quien a su vez se quejará de los recursos que tuvo asignado para la estimación. Si el cliente se equivocó en una definición, se le hará cargo de las culpas y los costos de incumplimiento y se le obligará a aceptar que se siga con algo no necesita ,  o que busque más fondos para hacer lo que "ahora" necesita.
Si cambió algo en el mercado y hay que rehacer parte o agregar y/o sacar elementos del proyecto , todavía será mejor, porque se encuadra en esos imponderables donde el culpable es tan grande e inimputable que quita las culpas de cualquier involucrado (Stakeholder).
Por supuesto, una vez terminada la "cacería de brujas" y quemado en la hoguera el responsable, se volverá a planificar (una vez más) en un proceso arduo y costoso para entregar la enésima versión de una utopía que nos dejará nuevamente con esa falsa sensación de tranquilidad... 
Esto quiere decir entonces que no hay que planificar ? . No se me ocurriría nunca decir esto !!! , pero si es cierto que , dado el costo que tiene una planificación / re-planificación completa, debiéramos ser más prudentes en la elección de la metodología a utilizar tanto sea para estimar, como para gestionar el proyecto, a efectos de hacer más útil el uso del tiempo (ver articulo de Jose Barato de Gestion del Tiempo ) y mas segura la obtención del algún resultado.
Si ocurre que el proyecto se enmarca en una mercado volátil, o con variables más dinámicas, o con requerimientos no del todo cerrados, o con cambios frecuentes en la organización, o cualquier combinación de estos y con cualquier agregado que haga más difícil hacer un plan de largo plazo cumplible, quizás estemos en el momento y lugar justo para probar alguna metodología Ágile , que lidie mejor con estas cosas, y asi se pueda entregar elementos construidos en plazos más cortos y asegurados. La agilidad como metodología no es la panacea ni es válida en todos los proyectos, pero si es en estos casos mencionados, más productiva a la hora de alcanzar objetivos y generar entregables útiles en forma iterativa, reafirmando o cambiando sin mayores costos, los acuerdos entre el equipo constructor y el cliente.


A cerca del autor : Alejandro J.Román

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