miércoles, 17 de diciembre de 2014

Ejecutar un proyecto es como construir una casa

Por Alejandro J.Román 






Yo recicle mi casa hace unos años, en definitiva fue salvando las diferencias estructurales como si la hubiera construido. De hecho es muy probable que sea el único caso registrado en el cual co-dirigí su obra ya que fue un verdadero desafió llevar a cabo tamaña tarea. Cualquiera que haya vivido esta experiencia alguna vez sabe de qué estoy hablando y de lo estresante que resulta llevarla a cabo en el tiempo planificado representando esto en alcance un verdadero reto.  De ahí fue que me surgió en mi cabeza como podía yo relacionar esto con un proyecto?.
Es un momento emocionante ver a los constructores en pleno proceso de crear las condiciones materiales para dar el punta pie inicial en el reciclaje de obra. Esto quiere decir ver en acto realizado algo que alguna vez paso como una idea en nuestra cabeza, y ver que la obra deseada está en un punto sin retorno y marcha inexorablemente a su realización según lo planificado. El equivalente más cercano en el mundo de la gestión de proyecto, es la etapa en la cual uno como director de proyecto , esta comenzando a pensar como va ser el plan de proyecto. Proceso por el cual establecemos los pasos por los cuales uno tendrá claramente identificado como se procederá en la planificación de proyecto.

Organizar el equipo de trabajo:

La construcción de una casa implica contar con un amplio espacio (terreno),un equipo de constructores que contemple a su vez , un equipo de trabajo (Plomeros , albañiles , electricistas y por supuesto alguien que dirija la obra (Arquitecto). Llegar y controlar a todos en las diferentes fases de la construcción es una tarea que requiere atención y planificación. Es vital en ello elaborar un buen esquema de desgloce de trabajo (EDT) para asegurar el cumplimiento en tiempo y forma del objeto de nuestra planificación , es decir la casa terminada y disponible para vivir. Variables que es importante tener en cuenta en las diferentes etapas de obra. Cuando se trata de un proyecto - servicio es importante no dejar nada librado al azar y la coordinación del equipo de proyecto en plena ejecución es vital para poder brindar previsibilidad a nuestro cliente.

Conocer el destino final

Como en la construcción de una casa , uno tiene que tener claro como va ser esa casa al final de obra, a esto lo podriamos representar mentalmente como nos gustaria verla al final de obra. Se bien en su momento que yo estaba reciclando mi casa , para que esto sucediera , pues yo debía supervisar en el día a día para que estas tareas se cumplieran conjuntamente con el arquitecto en el seguimiento y control. Lo mismo puede ocurrir con la dirección de proyectos de desarrollo (Software o Infraestructura). Si Ud. no sabe cual es el objetivo final , ¿Como piensa lograrlo ?, si tiene alguna duda en su mente de como hacerlo , necesita resolverlo cuanto antes , porque después puede ser demasiado tarde y plantearla al equipo de proyecto aunque la misma parezca estúpida , puede ser una buena idea y ver cual es su devolución nos permita resolverlo. 

Plantear soluciones: 

En medio de una construcción en obra , puede suceder que no seas capaz de conseguir algún material que puedas acopiar y necesites asumir un compromiso , puedes detectar que el presupuesto se esta ejecutando fuera de control y sin seguimiento. Y ademas que los constructores se encuentran con algún problema que detiene el trabajo hasta un momento que pueda resolverse ocasionando de esta manera un desvió no esperado. Todas estas instancias necesitan una respuesta inmediata y solución que de alguna manera Ud. es el responsable. De la misma manera el director de proyectos esta expuesto constantemente a lo largo del proyecto a situaciones que es necesario resolver en tiempo y forma antes que se convierta en un desvío fuera de control. De hecho durante el ciclo de vida del proyecto , Ud. puede verse como un bombero en medio de las llamas actuando reactivamente,cuando tranquilamente y con una debida planificación podría  actuar proactivamente previniendo el incendio. Una vez que Ud. se vuelve un facilitador de soluciones al respecto , tiene mayor libertad de acción para dirigir , delegar y actuar en consecuencia. La clave para que Ud. pueda hacer esto sera la elección del momento adecuado para hacerlo en lugar de correr desesperadamente con el tiempo en sus espaldas y con soluciones quiméricas a situaciones fácilmente identificables en el proceso de tracking de proyecto. 


A cerca del autor : Alejandro J.Román


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