lunes, 8 de diciembre de 2014

¿ Que es la holgura de una tarea ?

Por Alejandro J.Román 



En este articulo se tratara la Holgura de una tarea , y se responde a preguntas tales como : ¿Que es la holgura de una tarea ?, ¿Como se calcula la holgura ?,¿Tipos de holgura? ,¿Utilidad de la holgura ?, como veremos , conocer las holguras de las tareas de nuestro plan de proyectos , nos puede ayudar a optimizar la planificación de nuestro proyecto. Reducir los esfuerzos en la dirección de proyectos , o definir los planes de contingencia al respecto. 


¿ Que es la holgura ?

La holgura de una tarea se define como el tiempo que esta puede atrasarse sin afectar el plazo total de proyecto.Como se puede ver en el siguiente cronograma, la tarea 6 esta prevista para empezar el día 21/08 , pero podría tranquilamente empezar el día 22, 25 0 26 si afectar a la fecha final de proyecto. Por eso decimos que la tarea 6 tiene una holgura de 3 días.



El concepto de holgura esta directamente ligado al de Camino critico (1) , ya que por definición este esta formado por las tareas que no tienen holgura, de tal forma que cualquier atraso en ellas supone un atraso en el proyecto. En el ejemplo anterior , el camino critico sería el formado por las tareas 1, 2 y 5.
De forma similar podemos definir la holgura de un proyecto como la diferencia entre la fecha de finalización mas cercana (definida por el camino critico) y la fecha limite de finalización (habitualmente impuesta por limitaciones externas). En este caso una holgura negativa indicara que no cumpliremos la fecha limite. Por lo que deberemos buscar formas de comprimir el cronograma o estaremos delante de un proyecto imposible de realizar.


¿Tipos de Holgura ?

Cuando hablamos de la holgura de una tarea , podemos distinguir dos tipos : 

  • Holgura total: seria el tiempo que una tarea puede atrasarse sin afectar la fecha de finalización de proyecto. En el ejemplo anterior la tarea 3 tiene una holgura total de 4 días.
  • Holgura libre: seria el tiempo que una tarea , puede atrasarse sin afectar la fecha de inicio de las siguientes tareas. En el ejemplo anterior la tarea 3 tiene una holgura total de 1 día ya que de atrasarse mas tiempo afectaría al inicio de la tarea 4.

¿ Calculo de la holgura de una tarea ?

Conceptualmente el calculo de la holgura de una tarea es bastante simple, únicamente se trata de ver el numero de días que una determinada tarea puede atrasarse sin afectar la fecha final de entrega del proyecto. Pero realizar esto en un cronograma con centenares de tareas interrelacionadas puede ser un trabajo harto complicado. Para ello hay una forma sistemática de calcular la holgura , que es la que utilizan los programas de planificación como Microsoft Project. 
Formalmente la holgura se define como la diferencia entre el inicio tardío e inicio temprano , o de final tardío y final temprano. Las cuales se encuentran de la siguiente forma : 

  • Las fechas de inicio y final tempranos se encuentran recorriendo el cronograma de inicio a fin situando todas las tareas en la primera fecha que estas puedan empezar de forma compatible con sus dependencias.
  • La fecha de inicio y final tardíos se encuentran recorriendo el cronograma de fin a inicio, situando todas las tareas en la ultima fecha que estas puedan empezar de forma compatible con sus dependencias.

Utilidad de la holgura de una tarea en la dirección de proyectos

Por ultimo vamos a tratar la parte mas importante del articulo que es ¿Para que sirve en la dirección de proyectos la holgura de una tarea ?
Pues la primera utilidad y quizás la mas importante , es para definir el camino critico del proyecto , que sera el que definirá la duración mínima de este. Para ello deberemos buscar las tareas con Holgura = 0.
Conocer el camino critico también nos permite focalizar los esfuerzos de dirección del proyecto en aquellas tareas que tienen mayor repercusión en la duración total, y por tanto facilitar la consecución de los objetivos temporales del proyecto con un esfuerzo menor de nuestra parte. En las tareas que no forman parte del camino crítico. Su holgura nos va a permitir optimizar la planificación del proyecto , mediante la toma de decisiones referente a la gestión de los Riesgos  (2) , Costes o asignación de recursos  tales como : 

  • Mover los recursos de tareas con holgura a tareas sin holgura para disminuir la duración total del proyecto. Imaginemos que en el cronograma de ejemplo movemos recursos de la tarea 4 a la tarea 2, de tal forma que la primera pasa a durar tres días y la segunda 2 días. Como vemos , la duración del proyecto ha disminuido un día sin usar mas recursos.
  • De forma similar podriamos reducir la cantidad de recursos asignados a la tarea 6 a la mitad , de tal forma que su duración pasaría  a ser el doble. Como vemos ello no afectaría la finalización del proyecto. Pero nos permitiría reducir el coste de la tarea 6.


  • Como se comenta en los artículos de Gestión de riesgos, cada riesgo debe estar relacionado con una tarea en concreto. Por lo tanto, un riesgo sobre una tarea que implique un atraso inferior a la holgura libre de esta será un riego poco importante, ya que no va a provocar atrasos. Esto nos permite optimizar los esfuerzos de gestión de riesgos.


  • Las tareas con mayor holgura son las que mas se pueden atrasar si afectar a la fecha final , por lo tanto podemos asignarles recursos con menor experiencia , que normalmente son los de menor rendimiento y generan por su naturaleza mayor riesgo.
  • En el caso de tener que subcontratar tareas , sera preferible hacerlo con aquellas que tienen holgura.
Durante la fase de control y seguimiento del proyecto podemos usar la holgura para definir prioridades entre tareas , tanto dentro de un mismo proyecto , como entre proyectos diferentes. Esto nos va a facilitar la definición de planes de contingencia. Veamos esto con ejemplos : 

  • Imaginemos que en el Cronograma de ejemplos las tareas 2 y 4 las hacen dos maquinas iguales , una de las cuales se estropea. El hecho que la tarea 4 tenga holgura nos permite retrasar esta y completar ambas tareas con una sola maquina sin afectar a la fecha de entrega. 
  • En algunos casos nos encontramos que un mismo recurso debe hacer en serie dos tareas de dos proyectos diferentes y que debido a un atraso en el inicio de la primera tarea, la segunda también se atrasa , lo que provoca atrasos en ambos proyectos. Imaginemos que en los dos proyectos siguientes , las tareas 1-6 y 2-6 las hace un mismo recurso , y la 1-4 se atrasa un día , provocando el atraso de la 1-6 . En este caso es simple ver que lo mejor es empezar la tarea 2-6 en la fecha prevista y atrasar la 1-6 a fecha 25/08, ya que en este caso se siguen cumpliendo las fechas de entrega en ambos proyectos.




A cerca del autor : Alejandro J.Román

Fuente : (1) Recursos en Project Management

              (2) La Oficina de Proyectos

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