viernes, 20 de febrero de 2015

La calidad no es ni un don divino ni es gratuita , pero podría ser una buena inversión

Por Alejandro J. Román MSIT 





Una de las características de la calidad es que no es gratuita, la calidad implica tiempo , trabajo duro y un esmerado esfuerzo para darse cuenta de lo que realmente significa "Calidad " , trabajo y esfuerzo que se plasma en la gestión de proyectos. La gestión de proyectos tiene un costo alto que pagar , con estimaciones de costo en el orden del 3% para proyectos sencillos de gestionar hasta un máximo del 20% incluido costo totales del proyecto. Del mismo modo que la calidad , la presunción es pensar que el proyecto sería mas costoso, si no prestamos atención en orden de prioridad de la gestión de proyecto en si misma. 
Cuando Philip Crosby acuño en su libro el concepto de "Calidad", no significa que la misma sea gratis como asi también que su ausencia resulte costosa al final de proyecto. Según el razonamiento de Crosby se impone la regla de que si no hacemos las cosas bien desde el principio, "Lo barato termina costando muy caro", es algo que los directores de proyecto debieran reconocer como necesario y por la salud del proyecto , hacer las cosas bien desde el principio , resulta mas previsible a la hora de cumplir en tiempo y forma con lo proyectado. Re-hacer un proyecto , implica un peligro exponencial que pondría en serio riesgo los cumplimientos de tiempo y trabajo planificado con costos no contemplados en el plan de proyecto. Hacer las cosas bien desde el principio de lo planificado (WBS) , Gantt de proyecto resulta financieramente mas rentable. Entonces ¿Que significa esto para los directores de Proyecto ?, ¿Quiere decir tal vez que debamos invertir mas en nuestros procesos de gestión de proyectos?,¿Necesitamos ser esclavos de arcaicos procedimientos para el control estadístico de la gestión de calidad total?. Realmente necesitamos certificar en Six Sigma y Blackbelt ? no necesariamente es la respuesta que se impone.
Saber que es lo que necesitamos para gestionar calidad , primero debemos entender que significa, Calidad , para el Guru del TQM , Philip Crosby , la esencia de la calidad esta en la conformación de los requisitos necesarios para poder gestionar calidad bajo las normas que asi lo acreditan. En otras palabras hacer las cosas bien desde el principio garantizando de esta manera que de acuerdos a los procedimientos establecidos estamos haciendo las cosas bien valga la redundancia. El costo de la calidad se determina sobre el costo de la "No conformidad", de haber realizado una actividad que no cumplió  con los requisitos previamente enunciados. La gestión de calidad en el contexto de la dirección de proyectos se traduce en el uso de las mejores practicas y lecciones aprendidas. Por lo cuales sabemos exactamente como debemos proceder , definir los requisitos, elaborar un  plan de comunicación de proyecto , elaborar un esquema de desgloce de trabajo (WBS) , elaborar el plan de entrega de los requisitos , el Plan de gestión de riesgos y cerrar el mismo con el cumplimiento de alcance con la consecuente entrega del producto que fue gestionado al detalle. Preservando siempre el ciclo de tiempo , costo y alcance. (el triangulo de hierro).
La transición de los requisitos hasta su ámbito de aplicación , es en teoría necesario, pero en la practica resulta peligroso. Estamos migrando constantemente desde las necesidades y deseos expresados por nuestros grupos de "interés" Stakeholders , con el estado de inclusión o exclusión expresados y delineados por los directores de proyecto. No son los requisitos que surgen del contrato (real o metafórica) entre el director de proyecto y nuestro cliente. Es la declaración del alcance de la que se deriva de los requisitos. Todo lo demás en la dirección de proyecto se basa en la declaración de alcance, y su definición de lo que se debe y lo que no se debe hacer. Si queremos mejorar la gestión de calidad como parte de la gestión de proyecto. Entonces debemos traer de forma explicita y consciente una mejora al respecto en los procesos de gestión de proyectos , contemplando seriamente en los mismos los procesos de calidad. Estas inquietudes no solo ayudan a gestionar la calidad de su proyecto en ejecución si no también de proyectos a futuros basados en las lecciones aprendidas. Imagine un proyecto para el que cada defecto identificado y capturado (registro) , Ud. ha respondido mediante este procedimiento a las preguntas definidas con antelación al plan de proyecto, ¿saber con cuantos defectos o problemas has tropezado, con la información identificada y registrada y su grado de compromiso, tenemos claro el punto de origen y su pertenencia. Para una mejor comprensión de los procesos de gestión de calidad debemos atender lo siguiente:


  • ¿En que actividades se están dando la mayoría de los problemas ?, la respuesta a esta pregunta proporciona , datos útiles de donde se necesita aplicar procesos mas robustos para su atención. O donde se pueden crear atajos , y donde hay insuficiente atención. En todos los casos , la información centra su atención en las partes del proceso que actualmente son menos eficaces y que requieren mayor atención.  
  • ¿En que actividades se encuentran la mayoría de los problemas? , conociendo esto en detalle nos permite saber cuales son los procedimientos de control de calidad y de aseguramiento de la calidad mas eficaces. Esto nos permite conocer los procesos de control de calidad o de garantía de calidad que no hacen diferencia. Cuando los problemas en los procesos son identificados tarde. Esto hace repensar los mismos a los efectos de la identificación y captura temprana siendo de esta manera previsibles proactivamente de lo que sucederá. Cuando los procesos en producción no resuelven los problemas detectados, sera necesario repensar los mismos. 
  • ¿Que requisitos tienen la mayoría de los desafíos y cuales son los problemas asociados con ellos? , conociendo esto incluso mas tarde , puede proporcionar a la gestión de proyectos alguna información critica en torno a los posibles problemas de aplicación. Esto puede determinar la necesidad de realizar un trabajo previo de investigación antes de la implementación para garantizar que los requisitos del proyecto se abordan plenamente. Se puede sugerir la necesidad de un mayor esfuerzo en la formación y en las tareas de Gestión de cambio para asi ayudar a controlar los efectos del problema identificado. 


Mantener los requisitos en el proceso es fundamental si queremos que nuestros proyectos respondan a lo que esperan nuestros interesados (Stakeholders), entender cuales son los requisitos , y el grado en que los resultados de proyecto se ajustan a los requisitos -es esencial para una buena gestión de la calidad. A esto debemos considerar que la gestión de calidad y de los requisitos pueden representar mayor trabajo es una realidad que debemos asumir. Puede parecer a simple vista que se centran en el Alcance (Scope), y en el entregable (producto del proyecto) , esto debe seguirse con atención a los efectos de no descuidar la gestión , sin haber observado , los riesgos , su tratamiento como asi también  la inútil repetición de tareas con la consecuente revisión de las mismas impactando directamente en la decepción de los interesados de proyecto.



A cerca del autor : Alejandro J.Román MSIT




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