sábado, 20 de febrero de 2016

Planificar , Planificar siempre


     Por Alejandro J.Román 














Planificar es el acto de lucidez que garantiza un buen resultado. Por eso planificar mínimamente es la condición sine qua non de que algo saldrá bien y principalmente estará bajo control y podremos brindar previsibilidad que este Entregable  llegará  a buen puerto. Una de las causas fundamentales por la cual los directores de proyectos perdemos el objetivo, es dejar librado el proyecto a su curso natural. Solo para que quede olvidado ante la presencia de los primeros obstáculos que requiera nuestra atención. Para que esto se involucre en nuestra gestión , Les doy una serie de claves a tener en cuenta : 

  1. Establezca siempre que le sea posible , momentos de tiempo específicos para realizar cada una de las tareas que planifique. No anote simplemente en su bitácora de proyecto la tarea comprometida , sino que determine con claridad a qué hora comenzará esa tarea y en qué momento terminará. De este modo tienen instrucciones precisas que seguir, y evitará distracciones que pueden hacerle desviar la atención del objetivo, para terminar por no realizarlo. El tener a lo largo del día claramente definido cuando haremos cada una de las tareas que nosotros mismos hemos establecido y priorizado es la clave de planificar bien con miras al objetivo perseguido. Planificar libera de nuestra mente la necesidad de estar constantemente pensando en algo para que no se nos olvide. Ud. como jefe de proyectos podrá enfocarse en cada instante en lo que tiene entre manos, ya que tendrá la certeza de que después estará bien claro la siguiente tarea a planificar. Todo buen director de proyectos traza un plan detallado de trabajo, y después como norma de buena gestión se ciñe estrictamente a ese plan que se ha creado. De esta manera se garantiza que está haciendo las cosas bien.
  2. Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete al máximo ese compromiso con Ud. mismo como jefe de proyecto. Si ud. ha establecido un espacio de tiempo determinado y alguien le pide reunirse con Ud. Solicite amablemente reunirse en otro momento. De este modo, no tendrá que interrumpir su flujo de trabajo planificado, y sera mucho mas efectivo para su gestión. En muchas ocasiones tendemos a valorar mucho más nuestros compromisos y reuniones con otras personas, que las reservas de tiempo que hacemos para trabajar en temas importantes relativos a nuestro objetivo de proyecto. No caiga en esta trampa . El tiempo que Ud. reserva para su gestión tiene la misma prioridad que la que tendría una reunión con la persona a la que Ud. más admire en esta tierra. Asigne siempre la prioridad que merecen sus citas con Ud. mismo.
  3. Intente por todos los medios enlazar las tareas que tenga que realizar según lo planificado en el dia. Así , por ejemplo, si tiene una reunión con alguien de 10:30 a 12:45, y alguien pide verle a la 1:00, solicite adelantar la cita a las 12:45. De este modo, consigue dos importantes beneficios. Por una parte, reafirma el hecho de que su primera reunión ha de terminar a la hora prevista, es decir a las 12:45, ya que a esa hora tiene otro compromiso con otra persona. Por otra parte, una pausa de 15 minutos entre dos reuniones, raramente es productiva, por lo que juntando sus dos tareas ha logrado ser mucho más efectivo y aprovechar mejor su tiempo.
  4. Establezca un lapso de tiempo mayor para realizar una tarea del que crea que le llevará completarla. Si piensa que una tarea en su gestión le llevará 30 minutos , planifique 45 minutos para hacerla. Si cree que le llevará una hora y media, planifique dos horas. esto le permitirá manejar imprevistos que puedan surgir mientras realiza la tarea. Además, por regla general, los seres humanos , pecamos ? de exceso de optimismo ?, a la hora de calcular el tiempo que nos llevará completar cualquier tarea. Permítase un margen para no tener que dejar siempre sus tareas a medio hacer porque no le haya dado el tiempo necesario para completarla.
  5. Procure planificar las tareas que hayan de estar completadas para una fecha determinada con anterioridad a la llegada de esa fecha. No haga como la mayoría de los estudiantes que esperan a último momento para preparar sus lecciones. Si un informe de avance de proyecto lo tiene que entregar el Jueves, planifique para tenerlo terminado el martes o el miércoles. esto le permitirá tener un margen de tiempo para solucionar cualquier imprevisto que pueda surgir y le aportará un sentimiento de seguridad y confianza. De este modo, también ganará la reputación de ser una persona que cumple los plazos de entrega con los que se compromete.  
  6. Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana, procure planificar las más importantes al comienzo de la semana. De este modo tendrá más posibilidades de que estas tareas se completen ya que generalmente, al final de la semana el tiempo se hace más escaso porque suele haber más temas que resolver. Además, cree el hábito de planificar aquellas tareas más importantes en los periodos de Energía plena que Ud. tenga. No cometa el error de asignar las tareas más importantes a los momentos del día en los que su energía se encuentre bajo los mínimos. De este modo conseguirá que las tareas importantes, que generalmente son tareas de envergadura y que nos cuesta realizar, sean más llevaderas y fáciles de completar.
  7. No cometa el error de planificar absolutamente todo su tiempo disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta. Planifique solo el 70% de su tiempo diario, y deje el 30% sin planificar porque siempre tendrá que dar cabida a imprevistos y tareas que surgen como fruto del propio desempeño diario. Muchas personas tienden a planificar hasta el último minuto, solo para verse frustradas cuando su tiempo de lo planificado no se cumple. Deje espacio en su planificación para la flexibilidad y para poder amoldarse rápidamente a cualquier tema importante que deba ser tratado de inmediato. 
  8. Mantenga siempre una visión con la suficiente perspectiva de todos sus objetivos en la vida. Aunque lo normal es planificar la mayoría de acontecimientos de su vida con una o dos semanas de anticipación, procure siempre tener presentes sus mayores objetivos. Esto aportará motivación a su jornada de trabajo, ya que será capaz de ver sus acciones diarias como parte de realización de sus objetivos de vida. Hasta la tarea más sencilla, si está correctamente planificada, va a tener una gran importancia ya que es un elemento importante en la realización de objetivos.
  9. Su Planificación ha de incluir tanto los aspectos profesionales de su vida como los aspectos personales. Tome conciencia de la importancia de planificar momentos específicos de tiempo con su familia, realizando actividades de ocio o de disfrute personal, y tome también el tiempo necesario para mejorar como persona. Dedique un tiempo diario a cuidarse Ud. mismo. 
  10. Haga prioridad en su gestión el hecho de disfrutar del acto mismo de planificar a conciencia garantizando de esta manera la consecución de los objetivos del proyecto . 


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