sábado, 7 de mayo de 2016

Hacerse cargo de un proyecto sobre la marcha y llevarlo a un buen final

Por Alejandro J.Román 















Continuar con la gestión de un proyecto que por su naturaleza es todo un reto, implica comprender y asumir la posibilidad que fracase. La comprensión del significado del Fracaso ,del proyecto , conlleva un análisis de las causas y/ o evidencias probadas. Volver  a examinar el caso de negocio para el proyecto ayuda a asegurar el éxito del proyecto. Motivar a los miembros del equipo de trabajo, el rediseño de la solución y la posibilidad de desarrollo de un prototipo o prueba de concepto, la reutilización de componentes previamente construidos, el seguimiento, el plan de comunicación transparente, y capacitar al equipo de proyecto con una nueva modalidad de trabajo puede ayudar a continuar un proyecto con éxito.  
Al pensar como debería ser este articulo , me propuse enumerar la técnicas que serían útiles para el director de proyectos al momento de hacerse cargo del mismo. 
  • Definir el fracaso del proyecto: Por lo general, y en muchos casos se manifiesta. El equipo de proyecto anterior se queja de que no se les dió requisitos claros y /o el tiempo suficiente, apuntando a la complejidad del proyecto, y las listas de algunos otros factores externos como razones para el fracaso. Usted debe entrevistar al promotor del proyecto , a los interesados (Stakeholders) , contratistas y a los miembros clave del equipo del proyecto para buscar las razones detrás del fracaso del proyecto. También es muy útil revisar la documentación del proyecto, informes de gestión, contratos. Recopilar tantos detalles como sea posible , respecto a los deseos de porque el cliente quiere continuar con la cultura del proyecto y el trabajo del equipo del proyecto anterior. El fracaso del proyecto podría ser atribuible a cualquiera de los factores que enumero a continuación: 
  1. Superando el tiempo y el presupuesto estimado 
  2. Pobres presupuestos
  3. Mal diseño 
  4. Un equipo de trabajo no calificado 
  5. Mala comprensión de los requisitos 
  6. Demasiadas suposiciones 
  7. Tener percepciones erróneas, inseguridades y dificultades de comunicación dentro del equipo de proyecto
  8. Cambios desestabilizadores para el liderazgo 
  9. Coordinación deficiente 
  10. No proporcionar el retorno esperado de la inversión (ROI) 

  • Analizar el caso de negocio : Cuando se presentó el caso de negocio, la organización nunca había tenido la experiencia del proyecto en su defecto. Al momento de la propuesta, el caso de negocio habría discutido la iniciativa del proyecto basado en la identificación de los impulsores del negocio y su evaluación de posibles opciones estratégicas.Ahora, los mercados y entornos competitivos habran cambiado de manera que impacta directamente en el proyecto y en los resultados esperados. Es importante volver a examinar el caso de negocio y asegurarse de esta manera que la continuación del proyecto proporciona la solución a las necesidades del negocio. La comprensión de estos factores de la manera correcta no es tarea fácil. Vamos a dar una lectura a los factores importantes que debemos tener en cuenta al momento de revisar el caso del negocio. 
  • Controladores de negocios: Son los factores claves que determinan y/o aumentan el valor o mejora en el rendimiento del negocio. Un factor clave del negocio es algo que tiene un impacto importante en el rendimiento del negocio y necesita ser actualizado constantemente para estar en linea con las ultimas tendencias en los mercados y la tecnología. Una organización responde con un proyecto para abordar el crecimiento de su negocio cuando hay un cambio en sus recursos, procesos. Cuando esto falla en la iniciativa de proyecto y la organización asigna un nuevo equipo de proyecto bajo un nuevo liderazgo. El nuevo equipo de proyecto debe comprender la causa que subyace en ese proyecto ya vivo y ser consciente que el mismo puede cambiar en el transcurso de proyecto.  
  • Los supuestos: Son circunstancias y eventos que deben ocurrir para que el proyecto tenga éxito y a menudo se aceptan como verdad sin pruebas. Suposiciones erróneas pueden afectar el éxito del proyecto, aun después del análisis y evaluación del proyecto fallido. Las suposiciones erróneas no se deben llevar a la práctica ya que deben  su origen a múltiples razones y momentos.
  • Los Costos: Es un aumento en los valores de los recursos que impactan significativamente en el proyecto y que pueden obligar a la organización en reconsiderar continuar con el proyecto. 
  • Los beneficios: Son los "Entregables" como resultante del negocio y cuando el proceso de implementación de un proyecto es gestionado de forma proactiva para asegurar que la organización obtenga los resultados esperados. En algunos casos, durante el proceso de evaluación de la inversión, muchos beneficios asociados con el proyecto son declarados en demasía para asegurar su adopción. 
  • Riesgos: El proyecto puede ser una respuesta a un riesgo que se "identificó" durante el tiempo de inicio del proyecto , situación que podría haberse convertido en una oportunidad para la organización, que debe responder con un proyecto diferente.  
  • Desarrollar pruebas de concepto (POC) o un prototipo o proyecto piloto:  Esto es necesario para demostrar que la solución es viable, que se integra bien con componentes reutilizados, y que el nuevo, con la prestación integrada se solucionara el problema. Los riesgos se reducirán en este paso, ya que serán aclaradas muchas incógnitas. El valor de la POC o prueba de concepto sirve para validar la información y modificar el diseño si es necesario después de la experimentación. 
  • Estado del proyecto: Un director de proyectos no debe dudar nunca en proporcionar información sobre el estado y evolutivos del proyecto. A pesar de que a veces hay un riesgo de perder su pellejo como Director del proyecto , debe ser lo más honesto y duro que parezca al momento de informar sobre los posibles peligros de falla del proyecto. El estado de proyecto debe hacerse visible a todo el mapa politico del proyecto en la organización. Informar y comunicar son acciones claves para la comprensión del estado de situación. 
  • Seguimiento de los progresos: Advertencia de preocuparse cuando en la reuniones de seguimiento o Tracking de proyecto no aparecen conflictos o problemas que se planteen. Cada miembro del equipo de proyecto debe tener el mismo punto de vista del estado de proyecto. Para esto es importante la previsibilidad transmitida hacia el equipo de proyecto como hacia la organización. 
  • Motivar al equipo de trabajo del proyecto: Cuando un proyecto es declarado como un fracaso, o cuando se reemplaza al PM, los miembros del equipo de proyecto transitan una fase problemática y difícil de digerir. Algunos pueden entrar en pánico por su seguridad y estabilidad laboral. Y otros pueden sentirse mal por su trabajo no reconocido a pesar de los esfuerzos invertidos. El resto puede perder la confianza estar desmotivados para emprender un nuevo desafío. Los proyectos fallidos tienen un costo alto en la organización y teniendo una alta exposición pueden llegar a ser mortales para el negocio. Conocer por parte del Director de proyectos a los miembros del equipo de proyecto es vital para su gestión y que el proyecto llegue a buen puerto. Participar diariamente en la sinergia con el equipo agrega valor a la gestión, a propósito sugiero las siguientes preguntas al equipo para crear un ambiente positivo y estimulador.
  1. Discutir uno o dos incidentes de cuando era otro miembro (s) de equipo y que eran útiles para ellos.
  2. Discutir uno o dos incidentes de cuando sus contribuciones fueron apreciadas durante el proyecto.
  3. Cual es el impacto en los miembros del equipo de proyecto y como se beneficia en sus vidas cuando el proyecto se ha completado con éxito.

Conclusión : El diagnóstico es necesario para continuar con el proyecto y determina ¿Por qué es necesario el proyecto para la organización?. ¿Que se entiende por fracaso del proyecto y cómo impacta en la organización? .¿Qué dice la gente sobre el fracaso del proyecto?. ¿Qué dice la documentación de proyecto?  con esas lecciones aprendidas se crea un mejor ambiente y una cultura diferente en lo que hace a la dirección de proyectos. 



A cerca del autor:  Alejandro J.Román




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